Mantenimiento
El módulo de mantenimiento permite la configuración de las plantillas y planes de mantenimiento que puede tener un vehículo de acuerdo a las recomendaciones de fábrica o las necesidades particulares del vehículo.
Mis patrones
Se refiere al esquema de mantenimiento que una empresa tiene sobre su flota de vehículos.
Crear patrón
Para crear un nuevo patrón, se selecciona el botón Crear ubicado en la ventana de Mis patrones.
Seguidamente se solicita la información básica del patrón:
- Nombre: Nombre de identificación del patrón.
- Marca: Marca de vehículos a las que aplica el patrón.
- Modelo: Modelos de vehículos a los que aplica el patrón. Los valores disponibles para la selección del Modelo, dependerá de la Marca seleccionada.
- Unidad de medida del ciclo de mantenimiento: Unidad de medida a tomar en cuenta para realizar la planificación de los mantenimientos.
De acuerdo a la Unidad de Medida seleccionada, se solicitaran distintos parámetros, que permitirá definir el Ciclo de Mantenimiento: cada cuanto tiempo (o distancia) se debe realizar un mantenimiento y cuantos intervalos se considerará para el ciclo.
Por ejemplo, si se selecciona la unidad de medida de Distancia Recorrida y se especifica un intervalo de 50 km, y 10 intervalos, se tiene que el Ciclo de Mantenimiento es de cada 50 km, hasta alcanzar los 500 km (50km x 10 intervalos) recorridos. Una vez alcanzado este kilometraje, las acciones de mantenimiento se repiten de manera “cíclica”.
Parámetros para la unidad de medida de Distancia Recorrida:
Parámetros para la unidad de medida de Distancia Recorrida / Tiempo Transcurrido:
Parámetros para la unidad de medida de Tiempo Transcurrido:
Parámetros para la unidad de medida de Horas de Operación:
Una vez, definidos los parámetros, se selecciona Guardar. Con lo cual, se mostrará la información básica establecida:
Al hacer clic sobre el botón Aceptar, se muestra la información básica anteriormente indicada, el listado y abreviatura de las operaciones disponibles y la matriz basada en los parámetros del ciclo de mantenimiento, para definir las operaciones que se realizará por cada insumo durante dicho ciclo de mantenimiento.
Se cuenta además con las opciones de:
- Agregar Insumo: Permite incluir un insumo al ciclo de mantenimiento.
- Agregar Columna: Permite incluir un nuevo momento de mantenimiento aparte de los definidos automáticamente de acuerdo a los parámetros de mantenimiento.
Agregar insumo
Para incluir un insumo dentro del plan de mantenimiento, debe presionar el botón Agregar Insumo , seguidamente se mostrará una ventana donde podrá seleccionar el insumo a incluir y las características de su mantenimiento.
Debe seleccionar el insumo a incluir. Automáticamente, de acuerdo al insumo seleccionado, el sistema le propondrá una unidad de medida, la cual podrá modificar si lo requiere.
Luego debe seleccionar las operaciones que realizará, las cuales estarán disponibles de acuerdo con el tipo de insumo seleccionado. Finalmente debe especificar el intervalo, es decir cada cuanto tiempo (o distancia) realizará dicha operación de mantenimiento.
El ejemplo de la imagen, se interpreta de la siguiente manera:
El insumo Aceite de Motor, se completará / sustituirá por una cantidad sugerida de 5 litros, cada 15000 km.
Una vez completada la información, se presiona el botón Agregar y se observa como la matriz se va completando con cada insumo incluido.
Crear insumo
Si en el momento de querer incluir un insumo, el mismo no se encuentra en el listado ofrecido por el módulo, es posible crear uno seleccionando la opción Crear Nuevo, que aparece de primero en la lista desplegable.
Al seleccionar esta opción, se solicitará una lista de campos que deberá completar, además de la información para incluirlo en el plan de mantenimiento (cantidad, operación e intervalo)
Deberá ingresar los datos que caracterizarán dicho insumo, es decir, el tipo o clasificación del insumo, el nombre con que se identificará y la unidad con el cual se medirá el insumo.
Posteriormente deberá ingresar los datos anteriormente descritos en el apartado Agregar insumo.
Una vez seleccionado el botón Agregar, el nuevo insumo se reflejará en la matriz de mantenimiento.
Importante: Al incluir un nuevo insumo, el mismo estará disponible para todos los patrones de mantenimiento.
Editar Insumo
Los insumos solamente pueden ser modificados dentro de un patrón, dado que solamente se puede alterar la información sobre sus operaciones e intervalos.
Para ello, ya ubicado dentro de un patrón (que esté creando o editando), debe seleccionar la opción Editar, ubicada a la izquierda de la fila donde se encuentre el insumo que quiere cambiar.
Se presentará una ventana con la información actual del insumo y la información que puede modificar.
Luego de cambiar la información que considere necesaria, selecciona el botón Aceptar, y el insumo será actualizado con la nueva información ingresada en el proceso de edición.
Eliminar Insumo
Al eliminar un insumo implica solamente retirarlo del patrón de donde está haciendo la acción. Para ello, ya dentro del patrón que está creando o editando, seleccione el icono de Borrar, ubicado a la izquierda de la fila del insumo que desea eliminar.
Aparecerá un mensaje de confirmación y de estar de acuerdo selecciona el botón Aceptar.
Agregar Columna
Al agregar una columna de la matriz se está incluyendo un nuevo momento para realizar mantenimiento, es decir, si originalmente configuró un mantenimiento de cada 15000 km, y considera que a los 1000 km debe hacer alguna operación sobre algún elemento del vehículo, entonces puede incluir una columna que haga referencia a esos 1000 km.
Para ello seleccione el botón Agregar Columna. Con ello se presentará una ventana en la que indicará la distancia o tiempo en el que desea incluir la columna.
De inmediato podrá observar la nueva columna en la matriz.
Eliminar Columna
Para eliminar una columna debe hacer clic sobre el espacio oscuro del encabezado de la columna que desea eliminar. Con ello, se hará visible el botón de Eliminar Columna, en la parte superior derecha de la matriz.
Luego selecciona el botón Eliminar Columna, con lo cual se le mostrará un mensaje de confirmación. En caso de aceptar la columna seleccionada será eliminada de la matriz.
Importante: Al eliminar una columna, elimina de la matriz todos los mantenimientos planificados para ese intervalo para todos los insumos. Considere antes de realizar esta acción si lo que necesita realmente es borrar una operación planificada para este momento de un insumo en particular.
Incluir/Excluir Operaciones
Si desea incluir o excluir una operación sobre un insumo en un intervalo en específico, debe hacer doble clic sobre la celda correspondiente al cruce de ambos valores: el insumo en la fila y el intervalo en la columna.
Se mostrará el listado de las operaciones disponibles para ese insumo y podrá seleccionar o desmarcar las que crea necesarias. Luego hacer clic en cualquier otra celda y le aparecerá un mensaje de confirmación. Además podrá ver de inmediato las nuevas operaciones en la columna seleccionada.
Importar patrón
Por medio de esta opción es posible importar un patrón de mantenimiento, basado en plantillas predefinidas, según las indicaciones de mantenimientos sugeridas para cada marca y/o modelo de vehículos. Para realizar una importación, selecciones el botón Importar patrón.
Se presentará el listado de patrones disponibles para importar.
Para consultar la información del patrón, puede seleccionar la opción ver, ubicada a la derecha de cada patrón mostrado en la lista.
Cuando desee importar un patrón en particular, deberá seleccionar el patrón y hacer clic sobre el botón Aceptar.
Una vez seleccionado el patrón y la opción Aceptar, se mostrará una ventana de confirmación, con la información del patrón que está importando.
Para confirmar la importación deberá seleccionar la opción Aceptar y el patrón será mostrado en la lista de patrones disponibles para asignar a las unidades de su empresa.
Se mostrará un mensaje de confirmación, en el que se indica que se importó el nuevo patrón.
Ver patrón
La opción de ver, le permitirá consultar un patrón de mantenimiento en específico. Para ello seleccione el botón Ver correspondiente a la fila del patrón que desea consultar.
Con ello se abrirá una ventana con la información del patrón.
Editar patrón
Para editar un patrón, debe seleccionar la opción de Editar 
ubicado del lado derecho de la fila que corresponde al patrón que desea modificar.
Solo podrá editar la matriz del patrón, de acuerdo a todas las funciones antes descritas. Podrá agregar, editar y eliminar insumos, agregar una nueva columna al plan de mantenimiento y/o seleccionar o deseleccionar operaciones.
Eliminar patrón
Para eliminar un patrón, basta con seleccionar la opción de Eliminar, ubicado en la parte derecha de la fila donde se ubique el patrón que desea eliminar.
Una vez seleccionada la opción, se mostrará un mensaje para su confirmación, el cual al aceptarlo, se procederá al borrado del patrón.
Importante: El borrar un patrón hace que los vehículos que lo tenían asignados queden sin un patrón de mantenimiento asociado.
Asignar patrón
La asignación es el proceso en el que se asocia un patrón de mantenimiento a uno o varios vehículos. Para ello seleccione la opción Asignar, ubicado en la fila correspondiente al patrón que desea asignar.
A continuación se muestra la lista de vehículos de la empresa, indicando: alias, matrícula, flota, sub flota, patrón asignado.
Seleccione los vehículos a los que desea asignar el patrón de mantenimiento y pulse el botón Asignar Patrón, ubicado al final de la lista.
A continuación se mostrará una ventana con el estado actual de la o las unidades, según la unidad de medida del patrón a asignar.
Deberá verificar que el estado mostrado para cada unidad corresponde con el estado actual de la unidad (Odómetro, horómetro, meses de operación), en caso de que alguna unidad no muestre el estado correspondiente, deberá seleccionar la opción para editar ubicada en la derecha de cada unidad.
Una vez se hayan verificado o corregido los estados, se debe seleccionar la opción Aceptar.
Con lo cual se asignará el patrón a las unidades seleccionadas.
Importante: En caso de que el vehículo ya tenga un patrón asignado se mostrará un mensaje de advertencia como el mostrado a continuación. En caso de que Ud. desee continuar con el cambio, el patrón de mantenimiento del vehículo cambiará, conservando el histórico de mantenimiento que se haya registrado anteriormente.
A continuación se mostrará la vista solicitando los datos necesarios para registrar los mantenimientos realizados anteriormente a cada uno de los vehículos a los que le ha asignado un patrón. La vista se divide en dos partes:
- Información del vehículo: Se muestran los datos del vehículo al que le está realizando el registro de mantenimiento. Se mostrará, el alias del vehículo, su matrícula, la flota, la sub flota y el kilometraje registrado.
Podrá desplazarse de un vehículo a otro a través de las flechas de paginación, el cual le irá indicando en cuál número de vehículo se encuentra con respecto a los seleccionados.
- En la segunda sección, podrá registrar cada actividad de mantenimiento que ya haya realizado sobre cada insumo (las filas), según el kilometraje correspondiente (las columnas). Podrá especificarla operación realizada, la cantidad, el costo, el taller (opcional) y la fecha de la operación.
Al culminar el registro y seleccionar el botón Guardar, se muestra un mensaje de confirmación de que se ha realizado la inicialización de todos los vehículos con nuevo patrón.
Registrar Mantenimiento
Esta opción permite almacenar las operaciones de mantenimiento que le haya realizado a su vehículo. Para ello debe ingresar a la opción Registrar Mantenimiento, del módulo de Mantenimiento en el menú lateral. Se presentará un listado con todos los vehículos registrados en la, con la siguiente información: alias, matrícula, flota, sub flota, patrón, km actual y estado. Nota: La columna Estado, cuyos valores son “Inicializado” o “Sin inicializar”, se refiere a si un vehículo cuenta o no con al menos un mantenimiento registrado.
Registrar
Para registrar un mantenimiento seleccione la opción Registrar mantenimiento, ubicada a la derecha de cada unidad.
Se presentará una ventana para indicar el tipo de mantenimiento que desea realizar:
- Preventivo: Se refiere a los mantenimientos que han sido planificados según el plan de mantenimiento asociado a la unidad.
- Correctivo: Se refiere a un mantenimiento que por algún motivo tuvo que realizarse, pero no estaba previsto en el momento realizado.
Mantenimiento preventivo
Al seleccionar la opción mantenimiento preventivo, se mostrará una opción para seleccionar el intervalo en el que registrará los mantenimientos.
Los intervalos se muestran según el plan de mantenimiento asociado al vehículo. Y solo podrá registrar mantenimientos preventivos en el intervalo superior o inferior más próximo.
Nota: Para registros de mantenimientos fuera de estos intervalos, seleccione la opción de registro de mantenimiento correctivo.
Para registrar un mantenimiento preventivo realizado, deberá seleccionar el intervalo correspondiente.
Una vez seleccionado el intervalo, se mostrarán los insumos con sus operaciones respectivas, correspondientes al plan de mantenimiento indicado para el vehículo en este intervalo.
La vista contará con las siguientes opciones:
- Lista de chequeo para seleccionar fácilmente, cuáles de los insumos planificados fueron atendidos durante el mantenimiento.
- Operaciones que debían realizarse sobre los insumos, podrá editarlas en caso de que no se haya hecho alguna o que se deba añadir una nueva operación no planificada.
- Cantidad de insumo planificada. Podrá editarse en caso de que el mantenimiento haya requerido mayor o menor cantidad de insumo.
- Costo del mantenimiento del insumo, muestra el costo según los precios de los insumos correspondientes registrados en la empresa. Podrá editarse en caso de que el costo haya sido mayor o menor al mostrado. El costo se muestra por la totalidad del mantenimiento del insumo y no por cantidad de insumo. Es decir, si se repusieron 4 cauchos y cada caucho costaba 100$, el costo del mantenimiento del insumo debe ser 400$.
- Fecha en la que se realizó el mantenimiento. Por defecto se colocará el día actual y podrá editarse según la fecha real en la que se registró el mantenimiento.
- Taller en el que se realizó el mantenimiento.
- Observaciones en caso de ser necesario indicarlas.
Para realizar el registro del mantenimiento, en primer lugar deberá seleccionar de la lista de chequeo cuáles fueron los insumos a los que se les aplicó mantenimiento y luego editar o registrar la información necesaria correspondiente a los ítems antes descritos.
Una vez ingresada toda la información requerida, deberá seleccionar la opción aceptar y el sistema registrará el mantenimiento.
Mantenimiento correctivo
Se presentará un formato con la información necesaria para incorporar el nuevo mantenimiento. Solicitando la información de:
- Fecha del mantenimiento: Permite indicar el día en que se realizó el mantenimiento que se está registrando. Indica por defecto la fecha de hoy.
- Odómetro: Kilometraje del vehículo registrado en el sistema.
- Insumo: Permite seleccionar el insumo correspondiente al mantenimiento realizado.
- Operación: Permite indicar cuáles fueron las operaciones realizadas sobre el insumo indicado durante el mantenimiento.
- Cantidad: Permite indicar la cantidad de insumo correspondiente al mantenimiento.
- Costo: Permite indicar el costo del mantenimiento realizado. El costo es indicado por mantenimiento completo, no por insumo.
- Taller: Permite ingresar el taller en el que se realizó el mantenimiento. Este dato es opcional.
- Observaciones: Permite ingresar cualquier observación relevante surgida durante el mantenimiento.
Luego de especificado los valores, seleccione el botón Guardar.
Lista de insumos
En la lista de precios, es posible asignar los costos aproximados de mantenimiento de un insumo, de tal forma que el sistema pueda establecer un presupuesto de un mantenimiento planificado para un momento dado.
Para ingresar a esta función, seleccione la opción Lista de Precios, del menú lateral.
Se mostrará el listado de todos los insumos, con la siguiente información: nombre del insumo, costo, tipo de insumo, medida, fecha de última actualización.
Estas columnas también pueden emplearse como filtros para buscar con mayor facilidad un insumo en particular.
Agregar
Para agregar un nuevo insumo, pulse el botón Agregar y con ello se mostrará una nueva línea en donde podrá especificar la información solicitada. Para completar el registro del insumo deberá completar de forma obligatoria los campos: Nombre, tipo de insumo y medida. La fecha de última actualización se generará de forma automática.
Editar
Para editar un campo en particular de un insumo, deberá hacer doble clic sobre el campo que desee editar. En ese momento se habilitará el campo para su edición.
Eliminar
Para eliminar un insumo, deberá seleccionar la fila correspondiente al insumo que desea borrar y hacer clic sobre el botón Eliminar.
Se presentará un mensaje de solicitud de confirmación y al aceptar el mismo, el insumo se eliminará del listado.
Importante: Al eliminar un insumo, este será eliminado de los patrones y planes de mantenimiento a los que se encuentre asociado.
